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Os 7 erros mais comuns na hora de organizar de um evento

Nunca é demais dizer que o sucesso de um evento depende de uma série de fatores que o organizador deve levar em conta. E embora possa parecer ou há quem pense que seja fácil, muitas vezes pela falta de informação, desatenção ou até mesmo negligência os organizadores acabam cometendo erros que podem comprometer o evento. No post de hoje vamos falar dos 7 erros mais comuns que os organizadores cometem ao organizar um evento. Saiba quais são para não cometê-los e garantir um evento de qualidade e sucesso.

Falta de planejamento

De todos os erros, esse é o mais grave, pois não importa o tamanho do evento, o planejamento é o pontapé inicial para a organização do evento, desde o levantamento de investimentos, infraestrutura, contratações, divulgação, etc. Não deixe a pressa de começar fazer você pular esta etapa. Além disso, ao planejar você pode evitar problemas com detalhes na véspera ou no dia do evento.

Se você quer planejar, mas não sabe como, siga o roteiro abaixo:

  • Objetivo;
  • Público;
  • Tamanho do evento;
  • Infraestrutura disponível;
  • Local do evento;
  • Recursos financeiros;
  • Planilha de custos;
  • Patrocínio;
  • Mão-de-obra;
  • Possíveis riscos;
  • Formas de divulgação.

Após criar o seu planejamento com as informações acima, elabore um plano de ação colocando datas e prazos para cada tarefa a ser realizada.

Não saber a quantidade de convidados

Essa informação é fundamental para que você consiga dar continuidade aos demais fatores do planejamento, pois fatores como o local do evento somente será determinado após ter uma estimativa da quantidade de convidados. Portanto, ao enviar os convites, solicite a confirmação até determinada data, assim você poderá escolher o espaço mais apropriado para reunir a quantidade de pessoas em questão, entre outras ações, como a encomenda de comida e bebidas.

Plano B: para quê?

Imprevistos podem acontecer com qualquer um e por isso estar preparado para eles é imprescindível. Sabemos o quanto é difícil levantar hipóteses de tudo que pode dar errado e como solucioná-los, mas quando se tem em mente as possibilidades, será mais fácil se adaptar às circunstâncias e, como consequência, refletirá na opinião dos convidados o quão preparados e capazes são os organizadores.

Não ter uma boa divulgação

Como diz em marketing, a propaganda é a alma do negócio. No entanto, alguns organizadores não dão tanta importância a esse fator e acabam minando o evento.

Hoje em dia é muito fácil fazer com que o evento alcance pessoas em grande escala, basta aproveitar os recursos das mídias sociais, como Twitter, Facebook, Linkedin, Youtube, Flickr, além de site, blog, e-mail. Mas atenção, o excesso também pode prejudicar. Então lembre-se, você não precisa estar em todos os lugares. Escolha aquelas ferramentas que estão de acordo com o perfil do seu público.

Além disso, antes de construir um site ou criar um perfil em uma rede social, faça um planejamento de divulgação e procure ler mais sobre o assunto.

Não ter uma estratégia de venda de ingresso

É justamente nesta hora, na compra do ingresso, que seu público ficará empolgado ou não com o evento. Por isso, prepare com antecedência os pontos de venda e informe se haverá vendas de ingresso no dia do evento. Outra sugestão para evitar esse erro é disponibilizar a venda online, já que a muitos gostam da comodidade da internet.

Estar desatualizado

O mundo e as pessoas evoluem de forma muito rápida e dinâmica e por isso usar a ideia de um evento de cinco anos atrás pode trazer um ar cafona. Portanto, esteja atento às tendências e às novidades. Quer uma dica? Assine nosso newsletter e fique sempre atualizado sobre o que acontece no mundo dos eventos.

Falta de criatividade

Por último, mas não menos importante, a falta de criatividade pode acabar com um evento. Fuja do senso comum, arrisque e alcance um patamar diferenciado. Leia revistas e sites especializados, monitore seus concorrentes e ofereça o que os eles não têm.

E aí, qual desses erros você já cometeu na organização de um evento? Gostou das dicas de como evitá-los? Fique sempre ligado em nossas dicas!

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