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Como planejar um evento de sucesso

Sabemos que qualquer evento precisa de um bom planejamento para ser feito, quando temos boas dicas, planejamento e estratégia, esperamos sempre por um evento de sucesso. Por isso, hoje separamos algumas dicas para que você repense nas suas estratégias e melhore ainda mais o ibope do seus eventos.

 

Aposte na tecnologia

Não tenha dúvidas: a tecnologia é uma das maiores aliadas na organização de um evento, seja para organizar, fazer cronograma, anotar e fixar qualquer informação.

Estabeleça objetivos e metas

É fundamental compreender que o planejamento começa com muita antecedência, definir datas e horários, traças as suas metas, objetivos e tudo que pode ser determinante para o dia do evento.

Cuide dos seus fornecedores

Outro ponto fundamental para a estratégia de um evento de sucesso é o relacionamento com os fornecedores do seu evento.

Afinal, o evento só vai acontecer como o planejado se cada um dos fornecedores contratados cumprir a sua parte e entregar o seu produto ou serviço dentro das condições acordadas, com qualidade e dentro do prazo.

Calcule (e respeite) o orçamento do evento

Definir qual é o orçamento disponível para a organização do evento é um passo fundamental e vai orientar você em todas as decisões.

Assim, antes de começar o seu planejamento estratégico e montar um cronograma de ações, defina com os responsáveis quanto deverá ser o valor investido no evento.

Aposte no melhor local

Um bom local também é determinante para o sucesso do seu evento. A seleção da localização adequada deve levar em conta uma série de fatores importantes:

Fácil acesso do público;
Facilidades de estacionamento ou transporte coletivo;
Espaço adequado para todas as funcionalidades;
Segurança;
Entre outros.

Trabalhe com uma equipe eficiente

Uma certeza: é impossível organizar um evento de sucesso sozinho! É essencial que o produtor monte uma equipe de profissionais competentes, com objetivos e expectativas semelhantes e habilidades complementares ele precisa estar cercado de pessoas em quem possa confiar tarefas importantes.

Uma equipe completa é fundamental para que o tempo seja melhor aproveitado e para que, assim, seja possível organizar e executar o grande evento conforme o idealizado.

Busque ouvir e aprender com os feedbacks

Não pense que um evento de sucesso acaba quando as portas são fechadas! É preciso trabalhar pela continuidade do processo para manter os participantes engajados e para garantir que os próximos eventos sejam ainda melhores.

Isso só é possível ao ouvir os próprios participantes, que são as pessoas mais indicadas para oferecer um feedback tanto dos pontos positivos e daquilo que merece destaque quanto também daquelas questões que podem melhorar e que merecem uma atenção especial do gestor nos próximos eventos.

Acompanhe métricas e resultados

O acompanhamento de métricas e resultados é fundamental. E se você ainda não faz isso, deveria fazer urgentemente! Como você consegue ver o ROI do seu evento? Existem inúmeras formas, mas você precisa entender o que gerou retorno ou não no seu evento.

Afinal, todos queremos uma segunda edição, não é mesmo?!

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