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Como organizar um evento pós -pandemia 

Fizemos essa matéria para falarmos um pouco sobre as expectativas e novas estratégias de um evento pós-pandemia e o que ele precisa para ser um sucesso. 

Planejar com antecedência suas estratégias é fundamental para ter um evento de sucesso, ainda mais no momento que o Brasil e o mundo vem passando por conta de uma pandemia. 

 

Orçamento 

Este é o 1º passo para fazer um bom planejamento de eventos. No planejamento de eventos, a primeira atividade importante que deve fazer é criar um levantamento dos custos envolvidos e acompanhar de perto a execução de cada um deles. Mesmo os organizadores mais experientes deixam margens para imprevistos – que sempre acontecem.

Se você não estiver atento aos seus gastos poderá ter uma surpresa nada agradável quando comparar seu relatório de custos orçados x realizados. 

Planeje quanto irá gastar com estrutura física (locação, iluminação, sinalização, equipamento audiovisual, mobiliário), pessoal (segurança, limpeza, credenciamento, recepção, fotógrafos, atrações, palestrantes), logística (transporte, hospedagens, montagem, desmontagem), merchandising, mídia, recursos tecnológicos…

 

Cronograma e Estratégias 

O cronograma de projeto é fundamental para o planejamento de eventos.  Você não pode adiar a data do evento simplesmente porque a gráfica não entregou o material impresso a tempo, por exemplo, ou até mesmo porque esqueceu de contratar o buffet.

Quanto mais tempo você tiver para executar o extenso checklist de atividades, menores as chances de erro. Para a maioria de nossos clientes, quando uma edição de um evento terminou, já é hora de pensar no do próximo ano.

Esses aspectos operacionais são fundamentais para a execução de qualquer evento, mas não são eles que garantirão o seu sucesso.

 

Defina seu objetivo

Quem organiza ou já organizou um evento corporativo sabe que essa não é uma estratégia barata ou fácil de executar. Tanto para empresas que promovem grandes eventos quanto para as que participam de um, como expositoras, são projetos que demandam muito tempo e energia da equipe, além de todo o investimento financeiro envolvido.

Mas, quando bem executados, trazem excelentes retornos. Então, se você optou por organizar um evento, a primeira coisa que precisa ter clareza é do seu propósito. Por que você está organizando um evento? Que resultados pretende atingir com ele?

 

Um evento pode ter os mais variados objetivos, como:

 

  • Posicionamento de marca e de mercado;
  • Geração de novos negócios;
  • Divulgação de tendências de um setor;
  • Disseminação de conteúdo científico;
  • Geração de networking;
  • Fomentar a educação ou a capacitação profissional;
  • Debater ideias acerca de um tema;
  • Promover novos produtos;
  • Motivar e engajar colaboradores.

Enfim, são inúmeras as motivações para se organizar um evento e você precisa ter clareza da sua para que todas as outras ações em torno dele possam ser as melhores possíveis.

Além disso, não basta ter um objetivo bem definido: você precisa ter métricas de acompanhamento para provar que o objetivo foi alcançado no pós-evento, seja para o participante, para o expositor ou patrocinador. Mas, essa é uma conversa para nosso último artigo da série.

 

Entenda seu público

Tão importante quanto saber pra que você está fazendo um evento, é saber pra quem. Parece óbvio, não é? Mas, é muito comum haver uma percepção equivocada sobre os diferentes perfis de público.

Sua interação com o público não deve se restringir aos dias do evento. Aproveite os meses anteriores para estreitar sua relação com ele e entender quais as suas expectativas. Faça enquetes, divulgue conteúdos ligados ao tema ou ao mercado do seu evento, provoque debates e entenda o que desperta maior engajamento.

 

Ambiente

Qual o melhor local para organizar o seu evento? Escolha uma cidade e uma locação que atraiam os participantes e proporcionem sensações alinhadas aos objetivos do seu evento. Se é um congresso internacional, por exemplo, uma cidade turística e de fácil acesso tem grandes chances de trazer um público maior.

 

Comunicação

Ponto fundamental para que as pessoas conheçam e queiram ir ao seu evento é ter uma boa comunicação. O público precisa saber o que é o seu evento e porque vale a pena participar dele. Então divulgue, crie um site, redes sociais e alimente os meios digitais todos os dias antes do evento. 

Todas essas questões devem ser levantadas ao longo da sua fase de estratégia para o evento e assim ele será um sucesso. 

   

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