Como fazer que a sua reunião seja produtiva

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Fazer uma reunião hoje em dia sem perder o foco por alguns minutos, com toda a certeza é quase impossível, porém existem algumas dicas para que você torne a sua reunião ou a reunião da sua empresa mais produtiva e não perca o foco por qualquer coisa.

Sabemos que reunião são cansativas, demoram demais e muitas vezes você sai da sala com aquela sensação de que nada foi resolvido. Pois bem, hoje separamos algumas dicas para que você aprenda a fazer uma reunião produtiva, desperte a motivação e melhore o desempenho da sua equipe.

Veja a seguir como você pode promover uma reunião de qualidade, produtiva e motivacional para a sua empresa ou negócio, de modo a facilitar a resolução de problemas e desafios e, consequentemente, ganhar aquele tempo precioso para as demais tarefas a serem realizadas na corporação.

1. O assunto deve ser previamente definido
Ter um assunto bem definido significa trazer foco para a discussão. A pauta da reunião deve ser estabelecida com antecedência, assim como a ordem de importância dos subtemas a serem abordados. Definir essa ordem garantirá que os assuntos mais importantes sejam discutidos antes.

2. A equipe deve estar preparada
Os funcionários que participarão do meeting devem saber com antecedência sobre tema e demais participantes, podendo se preparar para citar o que houver de mais relevante sobre o assunto. Compartilhe a agenda e os participantes, de preferência no momento em que você convida determinado funcionário para a reunião.

3. O tempo da reunião deve ser estabelecido
Defina um horário máximo para que a reunião termine, e não ocupe mais tempo que o necessário para que as decisões principais sejam tomadas. Neste item, uma pauta bem estruturada vai ajudá-lo a manter o foco nos itens a serem discutidos e planejá-los de acordo com o tempo definido para a reunião.

4. Escolha bem os participantes
Os funcionários que não estiverem envolvidos com o projeto a ser discutido de maneira essencial não devem participar da reunião. O ideal é que cada participante tenha condição de contribuir com os temas que serão discutidos, mantendo o foco da reunião.

5. Fique longe de muitos detalhes
Tomadas as primeiras decisões, procure marcar outra reunião para decidir os detalhes da operação – focando o restante do seu tempo no que há de mais importante a ser discutido sobre a pauta principal.

Por fim, não esqueça de finalizar a reunião com convicção, deixe claro os responsáveis por resolver cada questão e como vai ser solucionado cada atividade, isso poderá melhorar o engajamento da sua empresa e criar responsabilidade com as pessoas.

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